אירועי חברה ירוקים הם דרך מעשית לשלב בין הפקה מקצועית, חוויית משתתפים איכותית ועמידה ביעדי הקיימות של הארגון. כדי להפיק כנס בר-קיימא, כדאי להתחיל מבחירת מתחם נגיש לתחבורה ציבורית, לצמצם שימוש בנייר ובפלסטיק, לבחור קייטרינג אחראי, להעדיף תשתיות טכניות קיימות ולנהל את הפסולת והאנרגיה ביעילות. בחירה נכונה של מקום האירוע, לצד תכנון מוקדם ומדידה של ההשפעה הסביבתית, יכולה להפחית פליטות, לצמצם בזבוז ולסייע גם בחיסכון בעלויות.
למה חברות מובילות עוברות לאירועים בני-קיימא?
קיימות הפכה בשנים האחרונות לשיקול משמעותי בתכנון הפעילות העסקית. ארגונים רבים משלבים יעדים סביבתיים, חברתיים וממשלתיים במסגרת אסטרטגיית ESG (Environmental, Social and Governance), ואירועי חברה הם הזדמנות ליישם את העקרונות האלה בפועל.
כנסים מקצועיים, ימי גיבוש, השקות מוצרים ואירועי לקוחות כרוכים בשימוש במשאבים רבים: נסיעות, ציוד טכני, מזון, אריזות, חשמל וחומרי פרסום. תכנון סביבתי נכון מאפשר לצמצם חלק מההשפעות הללו בלי להתפשר על הרמה המקצועית של האירוע.
להפקת אירועים בני-קיימא יש כמה יתרונות עסקיים:
• חיזוק מיתוג המעסיק: עובדים מעריכים ארגונים שמתרגמים ערכים לאחריות מעשית.
• התאמה לציפיות לקוחות ושותפים: קיימות עשויה להיות שיקול בבחירת ספקים ובשיתופי פעולה עסקיים.
• צמצום עלויות: פחות הדפסות, שימוש חוזר בציוד, תכנון כמויות מזון מדויק והפחתת שינוע עשויים להוזיל את ההפקה.
• שיפור תהליכי העבודה: תכנון מוקדם, מדידת משאבים והגדרת אחריות ברורה תורמים להפקה יעילה יותר.
חשוב לזכור שאירוע ירוק אינו נמדד במספר השלטים שמכריזים עליו ככזה, אלא בהחלטות המעשיות שמתקבלות לאורך תהליך התכנון וההפקה.
הכל מתחיל בלוקיישן: איך המיקום מצמצם את טביעת הרגל הפחמנית?
בחירת המקום היא אחת ההחלטות המשמעותיות ביותר בהפקת כנס מקצועי אקולוגי. הסיבה פשוטה: הגעה של מאות משתתפים ברכבים פרטיים עלולה לייצר פליטות משמעותיות, במיוחד כאשר מתחם האירועים מרוחק מתחבורה ציבורית ומחייב נסיעה ארוכה.
מתחם הממוקם מחוץ לעיר עשוי להיראות אטרקטיבי בזכות הנוף והמרחב, אך כדאי לבחון גם את ההשפעה הלוגיסטית שלו. האם העובדים יצטרכו להגיע ברכב? האם יהיה צורך להזמין אוטובוסים? האם הספקים יידרשו לנסוע מרחקים ארוכים כדי לספק ציוד?
לעומת זאת, אולם כנסים נגיש לתחבורה ציבורית מאפשר למשתתפים להגיע ברכבת, ברכבת קלה, באוטובוס או ברגל, בהתאם למקום המגורים ולמסלול הנסיעה. כך אפשר להפחית את התלות ברכב הפרטי ולשפר את הנגישות לאירוע.
בית ציוני אמריקה, הממוקם במרכז תל אביב, מציע מסגרת אורבנית לקיום כנסים, מפגשים מקצועיים ואירועים עסקיים. מיקומו מאפשר לבחון מגוון אפשרויות הגעה בתחבורה ציבורית ובהליכה, בהתאם לנקודת המוצא של המשתתפים.
גם הנוחות התפעולית חשובה: מיקום מרכזי עשוי להקל על הגעת מרצים, עובדים, לקוחות וספקים, ולצמצם את הצורך בהסעות מאורגנות. עם זאת, כדי להעריך את החיסכון בפועל, מומלץ לבדוק את מקורות ההגעה של המשתתפים ולהשוות בין החלופות.
5 צעדים מעשיים להפקת כנס חברה אקולוגי
מעבר לדיגיטל מלא
הפקת כנס מסורתית כוללת לעיתים תוכניות מודפסות, שילוט חד-פעמי, תגי שם, דפי מידע וכרטיסי ביקור. חלק ניכר מהחומרים האלה נזרק בתום האירוע, אף שהשימוש בהם קצר מאוד.
אפשר לצמצם את צריכת הנייר באמצעות:
• שליחת הזמנות ואישורי הרשמה בדוא"ל.
• הצגת לוחות זמנים ותוכניות באמצעות קוד QR.
• שימוש בטפסים דיגיטליים לאיסוף פרטי משתתפים ומשוב.
• הצגת מידע על המרצים והמצגות באתר האירוע או בעמוד ייעודי.
• שימוש חוזר בשלטים ובתגים רב-פעמיים באירועים חוזרים.
חשוב להציע גם חלופה נגישה למי שמתקשה להשתמש בכלים דיגיטליים. כך ניתן לצמצם הדפסות בלי לפגוע בחוויית המשתתפים.
קייטרינג ירוק ומקומי
מזון הוא חלק מרכזי מחוויית האירוע, אך הוא גם מקור אפשרי לבזבוז משאבים וליצירת פסולת. קייטרינג ירוק מתחיל בתכנון כמויות שמתאימות למספר המשתתפים הצפוי, תוך התחשבות בסוג האירוע, במשך הפעילות ובשעות ההגשה.
מומלץ לבחון את האפשרויות הבאות:
• מזון עונתי ומקומי: שימוש בחומרי גלם זמינים מספקים מקומיים עשוי להפחית את מרחקי השינוע.
• תפריט מגוון: שילוב אפשרויות צמחוניות וטבעוניות לצד מנות נוספות מאפשר להרחיב את הבחירה, ולעיתים גם להפחית את ההשפעה הסביבתית של התפריט.
• הפחתת כלים חד-פעמיים: העדפת כלי אוכל רב-פעמיים, כאשר התשתיות מאפשרות זאת.
• צמצום אריזות: שימוש בכלי הגשה ובמכלים שמפחיתים את כמות האריזות החד-פעמיות.
• ניהול עודפי מזון: תכנון כמויות מדויק ובדיקת אפשרות לתרומת מזון בהתאם לדין, לתנאי הבטיחות ולנהלי ספק הקייטרינג.
כדאי לסכם מראש עם ספק המזון את אופן הטיפול בעודפים ואת מדיניות השימוש בכלים ובאריזות. כך האחריות הסביבתית הופכת לחלק מתוכנית העבודה ולא להחלטה של הרגע האחרון.
שימוש בתשתיות IN-HOUSE
ציוד טכני הוא מרכיב מרכזי בהפקת כנסים מקצועיים. במות, מערכות הגברה, תאורה, מסכים, מקרנים ואמצעי הקרנה ושידור עשויים לדרוש שינוע, התקנה, פירוק וכוח אדם מקצועי.
כאשר בוחרים חלל ריק, ייתכן שיהיה צורך להביא חלק גדול מהציוד באמצעות ספקים חיצוניים. הדבר כרוך בתנועת כלי רכב, באריזות, בשעות עבודה ובהיערכות לוגיסטית מורכבת.
לעומת זאת, שימוש בתשתיות קיימות במתחם האירועים עשוי לצמצם את היקף הציוד שיש להביא מבחוץ, לקצר את ההקמה ולייעל את העבודה. כאשר הציוד כבר מותקן וזמין במקום, ניתן גם להפחית חלק מפעולות השינוע והפירוק.
בבחירת מקום לכנס כדאי לברר אילו מערכות כבר כלולות בהשכרה, האם נדרש ציוד נוסף ומהן דרישות ההפקה בפועל.
בבית ציוני אמריקה ניתן לבחון את התאמת החללים והתשתיות הקיימות לצורכי האירוע. חשוב לוודא מראש אילו שירותים ופריטי ציוד זמינים, ומה נדרש להזמין בנפרד. כך אפשר לתכנן הפקה יעילה יותר ולבחון את תרומתה לצמצום ההשפעה הסביבתית.
מיחזור וניהול פסולת בזמן אמת
גם אירוע שתוכנן היטב עלול לייצר פסולת רבה אם אין דרך נוחה למשתתפים להפריד אותה. לכן כדאי לשלב את ניהול הפסולת כבר בתכנון המתחם.
הצעד הראשון הוא הצבת פחים מסומנים וברורים בנקודות מרכזיות, לרבות אזורי הקייטרינג, המבואות והחללים שבהם מתקיימת הפעילות. רצוי להבחין בין זרמי הפסולת שניתן לטפל בהם בפועל, בהתאם להסדרי הפינוי של המקום.
בנוסף, אפשר לצמצם פסולת באמצעות שימוש חוזר בשלטים, הימנעות מחומרי קידום חד-פעמיים, בחירת מוצרים עם פחות אריזות ותיאום מוקדם עם הספקים.
מומלץ למנות אחראי או אחראית לנושא ולוודא שגם צוות ההפקה מכיר את הנהלים. כאשר ההפרדה פשוטה וברורה, קל יותר לעודד את המשתתפים לשתף פעולה.
תאורה וחיסכון באנרגיה
תאורה, מיזוג אוויר ומערכות מולטימדיה פועלים לעיתים במשך שעות ארוכות, גם בשלבי ההקמה והפירוק. ניהול אנרגיה יעיל יכול להפחית את צריכת החשמל בלי לפגוע בנוחות או באיכות האירוע.
כדאי לבדוק אם המתחם משתמש בתאורת LED חסכונית, האם ניתן לשלוט בתאורה לפי אזורי הפעילות, ואם קיימות מערכות בקרת אקלים המאפשרות התאמה לתפוסת האולם.
צעדים נוספים כוללים כיבוי מערכות שאינן בשימוש, תיאום שעות ההקמה כדי למנוע הפעלה ממושכת שלא לצורך, ובחירת ציוד טכני המתאים להיקף האירוע.
אין צורך להתפשר על תאורה מקצועית או על תנאי שהייה נוחים. המטרה היא להפעיל את המערכות הנדרשות בצורה מדויקת, בהתאם לתוכנית האירוע ולמספר המשתתפים.
צ'ק-ליסט להנהלה: שאלות שחובה לשאול את מתחם האירועים שלכם
לפני חתימה על הסכם השכרה, מומלץ לעבור על הרשימה הבאה:
• תחבורה: האם המתחם נגיש לרכבת, לרכבת קלה ולאוטובוסים? האם אפשר להגיע אליו ברגל מתחנות סמוכות?
• תשתיות: איזה ציוד טכני כבר קיים במקום, והאם נדרש שינוע של ציוד נוסף?
• אנרגיה: האם נעשה שימוש בתאורת LED ובמערכות יעילות לניהול החשמל והמיזוג?
• פסולת: האם קיימים פחי מיחזור והסדרי פינוי מתאימים?
• קייטרינג: האם ניתן להזמין תפריט עונתי, אפשרויות צמחוניות וטבעוניות וכלים רב-פעמיים?
• עודפי מזון: האם קיימת מדיניות לטיפול במזון שנותר לאחר האירוע?
• דיגיטציה: האם אפשר להסתפק בהזמנות, תוכניות ושילוט דיגיטליים?
• מדידה: האם המתחם יכול לספק מידע על צריכת משאבים או על פעולות סביבתיות שבוצעו?
• ספקים: האם ניתן לרכז שירותים במקום אחד ולצמצם נסיעות ומשלוחים?
• נגישות: האם פתרונות ההגעה וההתמצאות מתאימים גם למשתתפים עם מוגבלויות?
ככל שהתשובות ברורות יותר, כך קל יותר לבנות תוכנית הפקה סביבתית ולבחון את התוצאות לאחר האירוע.
שאלות ותשובות על אירועי חברה ירוקים
איך מחשבים את טביעת הרגל הפחמנית של אירוע חברה?
מזהים את מקורות הפליטה המרכזיים: נסיעות המשתתפים והספקים, צריכת האנרגיה, המזון, הלינה והפסולת. אוספים נתונים זמינים ומכפילים אותם במקדמי פליטה מתאימים, תוך ציון ההנחות והגבולות של החישוב.
מהי הדרך היעילה ביותר להפוך כנס עסקי לאקולוגי?
מתחילים בבחירת מקום נגיש לתחבורה ציבורית, ממשיכים בצמצום ציוד ושינוע מיותרים, מפחיתים הדפסות ופסולת, מתכננים קייטרינג אחראי ומודדים את ההשפעה הסביבתית כדי לזהות שיפורים.
למה אירוע במרכז תל אביב נחשב לבר-קיימא יותר מאירוע בטבע?
מיקום עירוני נגיש עשוי לאפשר למשתתפים להגיע בתחבורה ציבורית או ברגל ולצמצם את הצורך בהסעות וברכב פרטי. עם זאת, ההשפעה בפועל תלויה במקורות ההגעה, בתשתיות ובאופן הפקת האירוע.
מהן הדרישות לקייטרינג באירוע חברה ירוק?
מומלץ להעדיף תכנון כמויות מדויק, חומרי גלם עונתיים ומקומיים, אפשרויות צמחוניות וטבעוניות, כלים רב-פעמיים וצמצום אריזות. כדאי להגדיר מראש גם כיצד יטופלו עודפי המזון.
לסיכום: כנס מנצח בלי לפגוע בסביבה
הפקת אירועי חברה ירוקים אינה מחייבת לוותר על חוויה מקצועית, על תוכן איכותי או על אירוח ברמה גבוהה. היא מחייבת לקבל החלטות מושכלות: לבחור מיקום נגיש, להשתמש בתשתיות קיימות, לצמצם בזבוז מזון וחומרים, לנהל את האנרגיה ולבדוק מה אפשר לשפר באירועים הבאים.
בית ציוני אמריקה, הוא אפשרות שכדאי לבחון עבור ארגונים המבקשים לקיים כנסים ואירועים עסקיים בסביבה אורבנית נגישה. שילוב בין בחירת מקום מתאימה, תכנון לוגיסטי יעיל ותיאום עם ספקים יכול לסייע ביצירת אירוע שמשרת את מטרות הארגון ואת מחויבותו לקיימות.
מתכננים את הכנס הבא שלכם? פנו אלינו כדי לבדוק אילו חללים ותשתיות מתאימים לאירוע, כיצד ניתן לרכז את צורכי ההפקה במקום אחד ואילו פתרונות יוכלו לתמוך בתכנון אירוע עסקי יעיל ואחראי יותר.
